Andmesubjektide töötlemise register koosneb tavaliselt töötlemiste ülevaatest, mis teie juures toimuvad, igal töötlemisel on eesmärk, õiguslik alus, andmekategooriad ja andmesubjektid, säilitamise tähtaeg, kes andmeid saab, ja millised turvameetmed sellega kaasneb. Kui andmed lähevad teisele osapoolele, kuulub sellega tavaliselt töötleja leping kaasa. Milliseid dokumente teie puhul täpselt vaja on ja kui ulatuslik register peab olema, on Andmekaitse Inspektsioonile või juristile hinnata — see artikkel annab ainult üldise pildi.
Detaili, mis selle teema puhul kõige rohkem mängib, on see, et register ei ole hetktõmmis. Toodete ohutusdossie puhul kogute te sertifikaate ja testraporeid, mis kord juurde saanud mingiks ajaks kehtivad. Andmesubjektide töötlemise registri puhul on see teisiti: niipea kui te kasutate uut tööriista, kaasate uue tarnija või kogute uut tüüpi andmeid, muutub register kaasa. See on vähem kaustik tõenditega ja rohkem pidev logiraamat sellest, mis teie ettevõttes andmetega juhtub.
Mis tavaliselt registrisse kuulub
Igal töötlemisel fikseerite te tavaliselt, miks te andmeid kogute, millisel õiguslikul alusal, milliseid andmeid ja andmesubjekte see puudutab, kui kaua neid säilitate ja kellega neid jagate. Mõelge personali palgahaldusele, kliendibaaside kasutamisele turunduses või kaameravõtetele oma maja sissekäigu juures. Igaüks neist näidetest on register eraldi rida, omaette eesmärgiga ja omaette säilitamise tähtajaga. HR-juhataja, kes personaliandmeid hallab, ja kantoorihaldur, kes külastajate registrit juhib, täidavad siiski sama registri erinevaid osasid, isegi kui nad harva samast ülevaatest väljuvad.
Töötlejate lepingud kui eraldi dokument
Niipea kui teine osapool teie nimel andmeid töötleb — raamatupidamisbüroo, pilveteenistus, turundusbüroo — kuulub sellega tavaliselt eraldi leping kaasa, mis fikseerib, mida see osapool teha võib ja mida mitte. See dokument kuulub registri juurde, aga ei asenda seda: register kirjeldab, MIS juhtub, leping määrab, kes selle eest vastutab. Ettevõtted, kes mitme tarneajaga töötavad, märkavad, et see lepingute virn kasvab sama kiiresti kui register ise, ja jälgimine, milline leping on ikka kehtiv, muutub eraldi ülesandeks.
Miks see dossier ei ole kunagi lõplik
Kuna register liigub koos sellega, mis teie ettevõttes juhtub, on küsimus mitte ainult milliseid dokumente vajate, vaid ka kes jälgib, et need oleksid korrektsed, niipea kui midagi muutub. Uus HR-tööriist, lisavestiging, tarneaja vahetus: iga kord on küsimus, kas register esindab ikka õigesti teie praktikat. See on erinev ülesanne kui üks kord dokumentide kogumine, ja see on täpselt põhjus, miks paljud ettevõtted jätavad selle registri teist compliance-dossierit eraldi, kuigi sisuliselt kattub see sellega, mida toodete ohutusdossier või pakendidossier juba ettevõtte andmetest sisaldab.
Kuhu see kuulub ja kus aitab ülevaade
Sisulise küsimuse, millised töötlemised peate registreerima ja kui üksikasjalik see peab olema, koht on spetsialiseeritud platvormi juurel või juristil; reglia ei tee selles ise väidet. Mida reglia siiski teeb, on ettevõtte andmed, mis sellisesse registrisse tagasi tulevad — teie KvK-number, vestigid, kontaktisikud — üks kord sisestada ja panna saadavale platvormile, mis registrit hallab, nii et te ei peaks seda veel kord omaette tippima oma toodete ohutus- või pakendidossie kõrval. Lehel ühendatud platvormidega näete, milline platvorm tegeleb spetsiaalselt andmesubjektidega, ja mida see platvorm teilt ootab ja mida ei oodata.
Kui soovite teada, mida reglia teie andmetega täpselt teeb ja mida mitte, siis loe seda lehelt selgitus selle kohta, mida reglia teie andmetega teeb ja mida mitte. Küsimused selle kohta, kuidas neid andmeid kaitstakse, on saadaval saidil turvalisuse ja privaatsuse leht, ja korduma kippuvad küsimused platformen vahelisest andmete jagamisest leiate aadressilt korduma kippuvate küsimuste leht.
Vaata, millised platvormid on ühendatud, ja määra, milline platform sobib kõige paremini teie töötlemisregistri pidamiseks; see ülevaade annab paari minutiga selguse, kuhu te selle kohustuse täitmiseks pöörduda saate.