Un registro dei trattamenti dei dati personali consiste di solito in una panoramica dei trattamenti che avvengono presso di voi, con per ogni trattamento lo scopo, la base giuridica, le categorie di dati e gli interessati, il periodo di conservazione, chi riceve i dati e quali misure di sicurezza vi si associano. Quando i dati vanno verso un'altra parte, di solito vi deve essere allegato un contratto di responsabile del trattamento. Quali documenti siano necessari nel vostro caso specifico e quanto completo debba essere il registro, spetta all'Autorità per la protezione dei dati o a un legale valutare — questo articolo fornisce solo il quadro generale.
Il dettaglio che emerge maggiormente su questo tema è che il registro non è un'istantanea. In un dossier di sicurezza dei prodotti raccogliete certificati e rapporti di prova che, una volta acquisiti, rimangono validi per un periodo. In un registro dei trattamenti funziona diversamente: non appena utilizzate un nuovo strumento, vi affidate a un nuovo fornitore o raccogliete un nuovo tipo di dati, il registro cambia di conseguenza. È meno una cartella con documenti probatori e più un registro in corso di quello che accade con i dati personali presso la vostra azienda.
Cosa di solito contiene il registro
Per ogni trattamento di solito registrate perché raccogliete i dati, su quale base giuridica lo fate, quali dati e quali interessati sono coinvolti, per quanto tempo li conservate e con chi li condividete. Pensate all'amministrazione degli stipendi del personale, a un database clienti che utilizzate per il marketing, o a riprese video all'ingresso dei vostri locali. Ognuno di questi esempi è una riga separata nel registro, con uno scopo proprio e un periodo di conservazione proprio. Un responsabile HR che gestisce fascicoli del personale e un responsabile dell'ufficio che tiene i registri dei visitatori compilano quindi entrambi una parte dello stesso registro, anche se raramente lavorano dalla stessa panoramica.
Contratti di responsabile del trattamento come documento separato
Non appena un'altra parte tratta dati per vostro conto — uno studio di contabilità, un servizio cloud, un'agenzia di marketing — di solito deve esservi allegato un contratto separato che stabilisce cosa quella parte può e non può fare. Questo documento fa parte del registro, ma non ne è una sostituzione: il registro descrive cosa accade, il contratto regola chi ne è responsabile. Le aziende che lavorano con più fornitori si accorgono che questo mucchio di contratti cresce altrettanto rapidamente quanto il registro stesso, e tenere traccia di quali contratti sono ancora attuali diventa un compito a parte.
Perché questo dossier non è mai completo
Poiché il registro si adatta a quello che accade presso la vostra azienda, la domanda non è solo quali documenti vi servono, ma anche chi vigila affinché siano corretti quando qualcosa cambia. Un nuovo strumento HR, una filiale aggiuntiva, un fornitore che cambia: ogni volta la domanda è se il registro è ancora una rappresentazione corretta della pratica. È un compito diverso da raccogliere documenti una sola volta, ed è esattamente il motivo per cui molte aziende tengono questo registro separato dal resto del loro dossier di conformità, mentre sostanzialmente si sovrappone a quello che un dossier di sicurezza dei prodotti o un dossier di imballaggio contiene già in termini di dati aziendali.
Dove questo ha luogo, e dove una panoramica aiuta
La domanda sostanziale su quali trattamenti debiate registrare e quanto dettagliatamente, appartiene a una piattaforma specializzata o a un legale; reglia non esprime un giudizio al riguardo. Quello che reglia fa invece è permettervi di compilare una sola volta i dati aziendali che compaiono in un tale registro — il vostro numero KvK, le filiali, i contatti — e metterli a disposizione della piattaforma che tiene il registro, in modo che non abbiate bisogno di digitarli di nuovo accanto al vostro dossier di sicurezza dei prodotti o dossier di imballaggio. Su pagina con le piattaforme collegate potete vedere quale piattaforma si occupa specificamente dei dati personali, e cosa quella piattaforma vi chiede e non vi chiede.
Se volete sapere cosa reglia fa esattamente con i vostri dati e cosa no, lo leggete su la spiegazione su cosa reglia fa e non fa con i vostri dati. Domande su come questi dati sono protetti, le trovate su la pagina su sicurezza e privacy, e domande frequenti sulla condivisione tra piattaforme le trovate su la pagina delle domande frequenti.
Controllate quali piattaforme sono collegate e quale piattaforma si adatta meglio al mantenimento del vostro registro dei trattamenti; questa panoramica vi darà un'idea in pochi minuti di dove potete rivolgervi per questo obbligo.