Регистър на обработката на лични данни обикновено се състои от преглед на обработките, които се извършват във вашата организация, с целта на всяка обработка, нейната правна база, категориите данни и засегнати лица, периода на съхранение, кой получава данните и какви мерки за защита са свързани с тях. Когато данните се предават на друга страна, обикновено е необходимо съответстващо споразумение за обработка. Кои точно документи са ви необходими в конкретния случай и колко подробен трябва да бъде регистърът, е въпрос за оценка от Управление по защита на личните данни или от юрист — този материал дава само общата картина.
Деталй, който е най-значим в този контекст, е, че регистърът не е снимка в даден момент. При дossier за безопасност на продуктите вие събирате сертификати и тестови доклади, които, след като бъдат събрани, остават валидни дълго време. При регистър на обработката на лични данни работи по-различно: щом използвате нов инструмент, включите нов доставчик или събирате нов тип данни, регистърът се актуализира съответно. По-скоро е текущ дневник на това, което се случва във вашата компания с лични данни, отколкото папка с доказателства.
Какво обикновено е включено в регистъра
За всяка обработка обикновено записвате защо събирате данните, на каква правна база го правите, кои данни и засегнати лица са засегнати, как дълго ги съхранявате и с кого ги споделяте. Помислете на фонд на заплатите на служителите, база данни на клиентите, която използвате за маркетинг, или видеоклипове от входа на вашата сграда. Всеки от тези примери е отделен ред в регистъра, със своя цел и собствен период на съхранение. Мениджър по човешките ресурси, който управлява лични досиета на служителите, и мениджър на офиса, който поддържа регистър на посетителите, следователно попълват всеки своя част от един и същи регистър, дори ако работят рядко от един и същ преглед.
Споразумения за обработка като отделен документ
Всеки път, когато друга страна обработва данни в ваше име — счетоводна кантора, облачна служба, маркетингова агенция — обикновено се изисква отделно споразумение, което определя какво тази страна може и не може да прави. Този документ принадлежи към регистъра, но не е негова замяна: регистърът описва КАК се случва, споразумението уреждa КОЙ е отговорен. Компаниите, които работят с множество доставчици, забелязват, че тази събирка споразумения растe толкова бързо, колкото самият регистър, и проследяването кое споразумение все още е актуално става отделна задача.
Защо това досие никога не е завършено
Тъй като регистърът се движи с това, което се случва във вашата компания, въпросът не е само кои документи ви трябват, но и кой следи да гарантира, че са правилни всеки път, когато нещо се промени. Нов HR инструмент, допълнително място на дейност, смяна на доставчик: всеки път възниква въпросът дали регистърът все още е правилно представяне на практиката. Това е различна задача от еднократното събиране на документи, и това е точно причината, поради която много компании оставят този регистър отделно от останалата си част от дossie-то за съответствие, въпреки че съдържателно се припокрива с това, което досие за безопасност на продуктите или досие за опаковки вече съдържат като данни на компанията.
Където това принадлежи, и където преглед помага
Съдържателният въпрос кои обработки трябва да регистрирате и колко подробно, принадлежи при специализирана платформа или при юрист; reglia сам не издава преценка по това. Какво reglia прави, е допуска данните на компанията, които се появяват в такъв регистър — вашия номер KvK, места на дейност, контактни лица — да се въведат един път и да се предоставят на платформата, която поддържа регистъра, така че да не трябва да ги препечатвате отново до вашето досие за безопасност на продуктите или досие за опаковки. На страницата със свързаните платформи видите коя платформа се занимава специално с личните данни, и какво тази платформа от вас очаква и не очаква.
Ако искате да знаете какво регlia прави със вашите данни и какво не, прочетете това на обяснението за това какво регlia прави и не прави с вашите данни. Въпроси относно това как тези данни са защитени, намирате на страницата за сигурност и поверителност, а често задавани въпроси относно споделянето между платформите намирате на страницата с често задавани въпроси.
Преглед кои платформи са свързани и коя платформа е най-подходяща за поддържането на вашия регистър на обработката; този преглед дава представа за няколко минути къде можете да обърнете се за това задължение.