U vraagt zich waarschijnlijk af hoe u kunt bijhouden welke regels precies op uw bedrijf van toepassing zijn, zonder dat u daar een aparte functie voor hoeft in te richten. Het korte antwoord: er is geen centrale lijst die voor elk bedrijf automatisch aangeeft welke verplichtingen gelden, omdat dat afhangt van wat u verkoopt, aan wie, via welke kanalen en met welke gegevens u werkt. Wat wel kan, is per relevant domein een vaste plek aanhouden waar u ziet wat op u van toepassing is en wat daarvan al is afgehandeld.
De reden dat dit lastig aanvoelt, is dat verplichtingen zelden uit één regeling komen. Een webshop met eigen-merkproducten die naar meerdere Europese landen levert, krijgt bijvoorbeeld te maken met regels over productveiligheid, met verpakkingsvoorschriften, met toegankelijkheidseisen voor de website en met de omgang met persoonsgegevens van klanten. Elk van die onderwerpen wordt door een andere toezichthouder of een ander kader bepaald, en elk onderwerp heeft zijn eigen manier van aantonen dat u ermee bezig bent. Daardoor ontstaat het gevoel dat u vier keer moet bijhouden wat er speelt, terwijl het eigenlijk om vier verschillende invalshoeken op dezelfde onderneming gaat.
Waarom één overzicht niet vanzelf ontstaat
Elk platform of elke toezichthouder kijkt naar zijn eigen deel van uw bedrijf. Een systeem dat productveiligheid bewaakt, heeft geen zicht op wat er speelt rond persoonsgegevens, en andersom. Dat is geen gebrek van die systemen: ze zijn gebouwd om één ding goed te doen, niet om uw hele bedrijf te overzien. Het gevolg is dat de verantwoordelijkheid om die losse beelden bij elkaar te leggen, bij u komt te liggen. Bij een kleine onderneming valt dat vaak nog te overzien met een spreadsheet of een agenda-item per kwartaal. Zodra er meerdere productlijnen, landen of platformen bijkomen, wordt het moeilijker om te zien wat nog openstaat en wat al is afgerond.
Wat u wel zelf kunt vastleggen
Een bruikbare eerste stap is niet het uitzoeken van elke regel afzonderlijk, maar het in kaart brengen van de gebieden die voor uw type bedrijf relevant zíjn. Denkt u aan: verkoopt u fysieke producten, dan spelen productveiligheid en verpakking mee; heeft u een publieke website of app, dan is toegankelijkheid een aandachtspunt; verwerkt u klant- of personeelsgegevens, dan hoort daar een dossier bij. Voor elk van die gebieden kunt u vastleggen welk platform of welke instantie daarover gaat, wanneer u er voor het laatst naar gekeken heeft en welke actie nog openstaat. Dat is geen juridische exercitie, maar een administratieve: u houdt bij wát er speelt, niet hoe u er inhoudelijk aan moet voldoen. Voor de inhoudelijke invulling per onderwerp verwijst reglia bewust door naar het platform of de toezichthouder die daarover gaat.
Waar reglia in past
Reglia is geen vervanging van die inhoudelijke platformen en doet zelf geen uitspraken over regelgeving. Wat reglia wel doet, is de resultaten van de aangesloten platformen samenbrengen op één plek: welke termijnen lopen, wat er per platform openstaat, en welke gegevens u al heeft vastgelegd. Zo hoeft u niet vier keer in te loggen om te zien of er iets aandacht nodig heeft. Op de pagina met aangesloten platformen ziet u welke onderwerpen op dit moment worden ondersteund en welk platform bij welk onderwerp hoort. Wilt u weten hoe reglia daarbij precies met uw gegevens omgaat, dan legt de uitleg over de werking van reglia dat stap voor stap uit.
Het overzicht is een hulpmiddel, geen garantie
Het bijhouden van wat er speelt, geeft u grip op de vraag waar u nog naar moet kijken. Het zegt niets over of u aan een specifieke verplichting voldoet, want dat hangt af van de inhoud van die verplichting en van uw eigen situatie. Voor die inhoudelijke beoordeling blijft de weg naar een jurist of de bevoegde toezichthouder de aangewezen route. Reglia helpt u wel om te zien wanneer die vraag actueel wordt, zodat die niet blijft liggen tot het te laat opvalt. Twijfelt u waar u moet beginnen, dan geeft de pagina met veelgestelde vragen over reglia een aantal praktische aanknopingspunten.
Wilt u zien welke platforms op dit moment via reglia beschikbaar zijn en welk onderwerp ze precies afdekken? Bekijk dan het overzicht van aangesloten platforms en kijk welke bij uw situatie aansluiten.