Perder um prazo de conformidade geralmente não significa que algo ruim aconteça imediatamente, mas significa que você precisa dar um passo que já deveria ter dado: fazer uma notificação de qualquer forma, entregar um documento de qualquer forma, ou verificar se o próprio prazo ainda é viável. O que exatamente se segue depende da regulação em questão e da autoridade supervisora que a supervisiona — isso varia por situação e não é algo sobre o qual possamos fazer uma declaração geral como visão geral dos seus dossiers.
O que podemos dizer é por que os prazos são perdidos e o que você pode fazer sobre isso. Na maioria das PMEs, não é uma questão de falta de vontade, mas de falta de visão: obrigações de segurança de produtos, embalagens, acessibilidade ou proteção de dados vêm de plataformas diferentes, cada uma com seu próprio login e seu próprio calendário. Ninguém verifica quatro portais por semana por iniciativa própria.
Por que isso acontece com mais frequência do que você pensa
Uma loja online com produtos de marca própria que entrega em vários países rapidamente tem que lidar com várias regulações ao mesmo tempo. Cada regulação funciona através de sua própria plataforma, e cada plataforma mostra apenas o que acontece dentro dessa plataforma. Portanto, não há um lugar onde você possa ver em um relance que algo precisa ser feito em duas semanas e outra coisa em seis semanas. Isso não é uma deficiência de uma plataforma em particular — é uma consequência do fato de que as próprias regulações são independentes, enquanto sua empresa deve cumpri-las todas ao mesmo tempo.
O resultado é que os prazos não são perdidos porque alguém os ignora, mas porque eles escorregam entre quatro telas de login. Um gerente de escritório que gerencia o portal de segurança de produtos não verifica automaticamente também o portal de embalagens. E vice-versa.
O que pode realmente acontecer
O que acontece quando um prazo expira varia muito dependendo da regulação. Para uma obrigação, significa que você deve fazer uma notificação assim que perceber. Para outro, pode ter consequências para um certificado, um registro ou o status de um produto. Se e como uma autoridade supervisora reage a isso depende dessa autoridade — reglia não faz nenhuma afirmação sobre isso, e também não podemos avaliar como isso funcionará de forma mais ou menos rigorosa em um caso individual. Para as consequências em sua situação específica, a autoridade supervisora competente ou um advogado é o lugar certo para perguntar, não uma plataforma de conformidade e certamente não a camada sobre ela.
O que é claro: quanto mais cedo você notar um prazo perdido, mais espaço você geralmente tem para corrigi-lo. É exatamente por isso que visão geral é mais do que conveniência — é a diferença entre identificar algo você mesmo e ser confrontado apenas quando já é um problema.
Visão geral como primeiro passo, não como garantia
Reglia resolve o problema subjacente dos prazos dispersos reunindo-os: um lugar onde você vê o que está pendente em qual plataforma e qual prazo está associado, sem ter que se lembrar qual portal deve ser verificado quando. Isso não é uma verificação de conteúdo da própria regulação — isso permanece com as plataformas que explicam e mantêm a regulação — mas é uma forma de garantir que um prazo não se perca entre quatro telas de login diferentes. Em como reglia lida com seus dados e visão geral você lê exatamente o que essa visão geral faz e não faz.
Continua sendo importante lembrar que uma visão geral não é garantia de que não terá mais problemas. Reduz o risco de algo passar despercebido por falta de tempo ou por ter demasiados sistemas soltos, mas a questão substantiva de se e como uma obrigação se aplica à sua empresa pertence à plataforma que trata dessa regulação, ou a um advogado. Via perguntas mais frequentes sobre reglia vê também o que fica fora dessa visão geral.
Se pretende ver quais plataformas existem e que prazos e obrigações mantêm para si, esse é um bom ponto de partida para verificar se manter uma visão geral em conjunto oferece algo para a sua empresa. Via o resumo das plataformas acopladas vê em que temas se trata, e com uma conta comercial gratuita dá o primeiro passo sem custos imediatos associados.
Consulte livremente quais plataformas estão actualmente ligadas a reglia e que parte do seu dossier de compliance mantêm para si.