Mancare una scadenza di compliance di solito non significa che accada subito qualcosa di grave, ma bensì che dovete compiere un'azione che avreste già voluto compiere: presentare comunque una comunicazione, consegnare comunque un documento, oppure verificare se la scadenza stessa è ancora raggiungibile. Quello che succede esattamente dipende dalla normativa in questione e dall'autorità di vigilanza che la controlla — ciò varia da situazione a situazione e non è qualcosa su cui noi, come panoramica dei vostri dossier, possiamo rilasciare una dichiarazione generale.
Quello che possiamo dire è perché le scadenze vengono mancate e cosa potete fare al riguardo. Nella maggior parte delle PMI non è una questione di cattiva volontà, ma di panoramica: gli obblighi relativi alla sicurezza dei prodotti, agli imballaggi, all'accessibilità o ai dati personali provengono ciascuno da una piattaforma diversa, con il proprio accesso e il proprio calendario. Nessuno controlla da solo quattro portali a settimana.
Perché accade più spesso di quanto pensiate
Un negozio online con prodotti a marchio proprio che fornisce a più paesi ha subito a che fare con diverse normative contemporaneamente. Ogni normativa funziona tramite la sua piattaforma, e ogni piattaforma mostra solo ciò che accade all'interno di quella piattaforma. Non esiste quindi un luogo dove vedete in un colpo d'occhio che tra due settimane c'è qualcosa da fare, e tra sei settimane c'è un'altra cosa ancora. Non è una lacuna di una particolare piattaforma — è una conseguenza del fatto che le normative stesse sono separate l'una dall'altra, mentre la vostra azienda deve rispettarle tutte contemporaneamente.
Il risultato è che le scadenze non vengono mancate perché qualcuno le ignora, ma perché scivolano via tra quattro schermate di accesso. Un responsabile ufficio che gestisce il portale della sicurezza dei prodotti non controlla automaticamente anche il portale per gli imballaggi. E viceversa.
Cosa può accadere nella pratica
Ciò che accade quando una scadenza scade varia notevolmente a seconda della normativa. In un obbligo significa che dovete comunque presentare una comunicazione non appena ve ne accorgete. In un altro può avere conseguenze per un certificato, una registrazione o lo stato di un prodotto. Se e come un'autorità di vigilanza reagisce a ciò dipende da quell'autorità — reglia non rilascia dichiarazioni al riguardo, e neanche noi possiamo valutare quanto severo o indulgente sarà il risultato in un caso individuale. Per le conseguenze nella vostra situazione specifica, l'autorità di vigilanza competente o un legale è il posto giusto dove chiedere, non una piattaforma di compliance e tantomeno il livello superiore intorno ad essa.
Quello che è ben chiaro: più presto notate una scadenza mancata, più spazio avrete di solito per sistemarla. Questo è esattamente perché la panoramica è più che una comodità — è la differenza tra cogliere qualcosa da soli e confrontarsi solo nel momento in cui è già un problema.
Panoramica come primo passo, non come garanzia
Reglia risolve il problema sottostante delle scadenze disperse riunendole: un luogo dove vedete cosa è in sospeso presso quale piattaforma e quale scadenza vi appartiene, senza che voi stessi dobbiate ricordare quale portale controllare e quando. Non è una verifica sostanziale sulla normativa stessa — rimane presso le piattaforme che spiegano e mantengono la normativa — ma è un modo per assicurare che una scadenza non scompaia tra quattro schermate di accesso diverse. Su come reglia gestisce i vostri dati e la panoramica leggete esattamente cosa fa e cosa non fa questa panoramica.
Rimane comunque importante ricordare che una panoramica non è una garanzia che non incontrerete più problemi. Riduce il rischio di perdere qualcosa a causa della fretta o di troppi sistemi separati, ma la questione sostanziale se e come un obbligo si applica alla vostra azienda appartiene alla piattaforma che tratta quella normativa, oppure a un avvocato. Via le domande più frequenti su reglia vedete anche cosa esula da quella panoramica.
Se volete vedere quali piattaforme ci sono e quali scadenze e obblighi tengono sotto controllo per voi, questo è un buon punto di partenza per verificare se tenere insieme una panoramica è utile per la vostra azienda. Via la panoramica delle piattaforme collegate vedete di quali argomenti si tratta, e con creare un account aziendale gratuito muovete i primi passi senza che ciò comporti subito dei costi.
Guardate pure quali piattaforme sono attualmente collegate a reglia e quale parte del vostro dossier di conformità tengono sotto controllo per voi.