Przegapienie terminu compliance zwykle nie oznacza, że natychmiast coś złego się stanie, ale że musicie podjąć krok, który powinniście byli już podjąć: złożyć zgłoszenie, dostarczyć dokument lub sprawdzić, czy sam termin jest jeszcze osiągalny. To, co dokładnie nastąpi, zależy od regulacji, o którą chodzi, i od organu nadzorczego, który ją nadzoruje — różni się to w zależności od sytuacji i to nie jest coś, o czym my, jako przegląd Waszych dossierów, możemy wydać ogólne oświadczenie.
To, co możemy powiedzieć, to dlaczego terminy są przegapiane i co możecie z tym zrobić. U większości firm MKB nie jest to kwestia złej woli, ale braku przeglądu: zobowiązania z zakresu bezpieczeństwa produktów, opakowań, dostępności lub danych osobowych pochodzą każde z innej platformy, każda ze swoim logowaniem i swoim kalendarzem. Nikt nie sprawdza czterech portali każdego tygodnia z własnej inicjatywy.
Dlaczego dzieje się to częściej niż myślicie
Sklep internetowy ze znakami własnymi dostarczającymi do wielu krajów szybko ma do czynienia z wieloma regulacjami jednocześnie. Każda regulacja działa poprzez swoją własną platformę, a każda platforma pokazuje tylko to, co dzieje się w obrębie tej platformy. Nie ma więc miejsca, w którym widzielibyście w jednym spojrzeniu, że coś musi być za dwa tygodnie, a coś innego za sześć tygodni. To nie jest niedostatek konkretnej platformy — to konsekwencja faktu, że same regulacje stoją niezależnie od siebie, podczas gdy Wasza firma musi je wszystkie jednocześnie realizować.
Rezultatem jest to, że terminy nie są przegapiane, ponieważ ktoś ich ignoruje, ale ponieważ gdzieś pomiędzy czterema ekranami logowania się zatraciły. Kierownik biura, który zarządza portalem bezpieczeństwa produktów, nie sprawdza automatycznie portalu opakowań. I odwrotnie.
Co może się zdarzyć w praktyce
To, co się stanie, gdy termin upłynie, znacznie różni się w zależności od regulacji. W przypadku jednego zobowiązania oznacza to, że musicie złożyć zgłoszenie, gdy się o tym dowiecie. W innym przypadku może to mieć wpływ na certyfikat, rejestrację lub status produktu. To, czy i jak organ nadzorczy na to zareaguje, zależy od tego organu — reglia nie wydaje na ten temat żadnych oświadczeń, i my też nie możemy ocenić, jak surowo lub łagodnie to potoczy się w indywidualnym przypadku. W kwestii konsekwencji w Waszej konkretnej sytuacji właściwe miejsce to właściwy organ nadzorczy lub prawnik, a nie platforma compliance i tym bardziej nie powłoka wokół niej.
Jedno jest jasne: im szybciej zauważycie przegapiony termin, tym więcej przestrzeni zwykle macie, aby to naprawić. To dokładnie dlatego, że przegląd to coś więcej niż wygoda — to różnica między tym, że sami coś wyłapiecie a tym, że zostaliście skonfrontowani w momencie, gdy to już jest problem.
Przegląd jako pierwszy krok, nie jako gwarancja
Reglia rozwiązuje podstawowy problem rozproszczonych terminów, zbierając je razem: jedno miejsce, w którym widzicie, co jest otwarte na którym platformie i który termin do tego należy, bez konieczności zapamiętywania sami, który portal należy sprawdzić kiedy. To nie jest kontrola zawartości samej regulacji — to pozostaje przy platformach, które regulację wyjaśniają i utrzymują — ale jest to sposób, aby upewnić się, że termin nie zaginie między czterema różnymi ekranami logowania. Na jak reglia postępuje z Waszymi danymi i przeglądem przeczytacie dokładnie, co ten przegląd robi i nie robi.
Ważne jest pamiętać, że przegląd nie gwarantuje, iż nigdy się nie napotkasz problemu. Zmniejsza ryzyko, że coś Ci umknie ze względu na natężenie pracy lub zbyt wiele oddzielnych systemów, ale pytanie merytoryczne dotyczące tego, czy i jak zobowiązanie ma zastosowanie do Twojej firmy, powinno być rozpatrzone na platformie, która zajmuje się danym przepisem, lub u prawnika. Via najczęstszych pytań dotyczących reglia widać też, co wykracza poza ten przegląd.
Jeśli chcesz zobaczyć, które platformy są dostępne i które terminy oraz zobowiązania są dla Ciebie monitorowane, jest to dobry punkt wyjścia, aby sprawdzić, czy wspólne prowadzenie przeglądu będzie korzystne dla Twojej firmy. Via przegląd połączonych platform widać, o jakie tematy chodzi, a wraz z założyć bezpłatne konto biznesowe podejmujesz pierwszy krok bez ponoszenia od razu kosztów.
Sprawdź, które platformy są aktualnie powiązane z reglia i jaką część Twojego dossier compliance'owego monitorują dla Ciebie.