Einen Compliance-Termin zu verpassen bedeutet meist nicht, dass sofort etwas Schlimmes geschieht, aber dass Sie einen Schritt gehen müssen, den Sie eigentlich schon hätten gehen wollen: eine Meldung doch noch machen, ein Dokument doch noch einreichen, oder prüfen, ob der Termin selbst noch einzuhalten ist. Was genau folgt, hängt von der betreffenden Regelung und von der Aufsichtsbehörde ab, die diese überwacht — das unterscheidet sich je nach Situation und ist nichts, über das wir als Übersicht Ihrer Dossiers eine allgemeine Aussage treffen können.
Was wir jedoch sagen können, ist, warum Termine versäumt werden und was Sie dagegen tun können. Bei den meisten KMU-Betrieben ist das nämlich keine Frage des mangelnden Willens, sondern des Überblicks: Verpflichtungen aus Produktsicherheit, Verpackungen, Barrierefreiheit oder Personendaten kommen jeweils aus einer anderen Plattform, jede mit ihrem eigenen Login und ihrem eigenen Kalender. Niemand überprüft von selbst vier Portale pro Woche.
Warum dies häufiger vorkommt, als Sie denken
Ein Online-Shop mit Eigenmarken-Produkten, der in mehrere Länder liefert, hat schnell mit mehreren Regelungen gleichzeitig zu tun. Jede Regelung läuft über ihre eigene Plattform, und jede Plattform zeigt nur, was innerhalb dieser Plattform stattfindet. Es gibt also keinen Ort, an dem Sie auf einen Blick sehen, dass in zwei Wochen etwas anfällt und in sechs Wochen noch etwas anderes. Das ist nicht ein Mangel einer bestimmten Plattform im Besonderen — es ist eine Folge der Tatsache, dass die Regelungen selbst unabhängig voneinander bestehen, während Ihr Betrieb sie alle gleichzeitig erfüllen muss.
Die Folge ist, dass Termine nicht versäumt werden, weil jemand sie ignoriert, sondern weil sie irgendwo zwischen vier Anmeldeschirmen durchrutschen. Ein Büroleiter, der das Produktsicherheitsportal verwaltet, überprüft nicht automatisch auch das Portal für Verpackungen. Und umgekehrt.
Was in der Praxis folgen kann
Was geschieht, wenn ein Termin verstreicht, unterscheidet sich je nach Regelung sehr stark. Bei der einen Verpflichtung bedeutet es, dass Sie eine Meldung doch noch machen müssen, sobald Sie es bemerken. Bei einer anderen kann es Auswirkungen auf ein Zertifikat, eine Registrierung oder den Status eines Produkts haben. Ob und wie eine Aufsichtsbehörde darauf reagiert, liegt bei dieser Aufsichtsbehörde — reglia macht dazu keine Aussage, und auch wir können nicht einschätzen, wie streng oder kulant das in einem Einzelfall ausfällt. Für die Folgen in Ihrer speziellen Situation ist die zuständige Aufsichtsbehörde oder ein Jurist die richtige Stelle zum Nachfragen, nicht eine Compliance-Plattform und schon gar nicht die Schicht darum herum.
Was jedoch klar ist: Je früher Sie einen versäumten Termin bemerken, desto mehr Spielraum haben Sie normalerweise, um es in Ordnung zu bringen. Genau deshalb ist Überblick mehr als Komfort — es ist der Unterschied zwischen etwas selbst aufzugreifen und erst dann konfrontiert zu werden, wenn es bereits ein Problem ist.
Überblick als erster Schritt, nicht als Garantie
reglia löst das zugrunde liegende Problem verstreuter Termine, indem es sie zusammenbringt: ein Ort, an dem Sie sehen, was bei welcher Plattform offen ist und welcher Termin dazu gehört, ohne dass Sie sich selbst merken müssen, welches Portal wann überprüft werden muss. Das ist keine inhaltliche Prüfung der Regelung selbst — das bleibt bei den Plattformen, die die Regelung auslegen und aktualisieren — aber durchaus eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass ein Termin nicht zwischen vier verschiedenen Anmeldeschirmen verloren geht. Unter wie reglia mit Ihren Daten und Ihrem Überblick umgeht lesen Sie genau, was dieser Überblick leistet und was nicht.
Es ist wichtig zu bedenken, dass eine Übersicht keine Garantie dafür ist, dass Sie nirgendwo mehr auf Probleme stoßen. Sie verringert das Risiko, dass etwas übersehen wird – wegen Zeitmangels oder zu vieler isolierter Systeme – aber die inhaltliche Frage, ob und wie eine Verpflichtung auf Ihr Unternehmen zutrifft, gehört zu der Plattform, die diese Regelung behandelt, oder zu einem Juristen. Via den häufig gestellten Fragen zu reglia sehen Sie auch, was außerhalb dieser Übersicht liegt.
Wenn Sie sehen möchten, welche Plattformen es gibt und welche Fristen und Verpflichtungen sie für Sie verwalten, ist das ein guter Ausgangspunkt, um zu überprüfen, ob ein gemeinsames Übersicht für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Via der Übersicht der angeschlossenen Plattformen sehen Sie, um welche Themen es geht, und mit einen kostenlosen kommerziellen Account machen Sie den ersten Schritt, ohne dass daran sogleich Kosten anfallen.
Sehen Sie sich gerne an, welche Plattformen derzeit an reglia angeschlossen sind und welcher Teil Ihres Compliance-Dossiers von ihnen für Sie verwaltet wird.