Een compliance-termijn missen betekent meestal niet dat er direct iets ergs gebeurt, maar wel dat u een stap moet zetten die u eigenlijk al gezet had willen hebben: een melding alsnog doen, een document alsnog aanleveren, of uitzoeken of de termijn zelf nog haalbaar is. Wat er precies volgt, hangt af van de regeling waar het om gaat en van de toezichthouder die daarop toeziet — dat verschilt per situatie en is niet iets waarover wij als overzicht van uw dossiers een algemene uitspraak kunnen doen.
Waar we wel iets over kunnen zeggen, is waarom termijnen gemist worden en wat u daaraan kunt doen. Bij de meeste MKB-bedrijven is dat namelijk geen kwestie van onwil, maar van overzicht: verplichtingen uit productveiligheid, verpakkingen, toegankelijkheid of persoonsgegevens komen elk uit een ander platform, met elk hun eigen inlog en hun eigen kalender. Niemand checkt uit zichzelf vier portalen per week.
Waarom dit vaker gebeurt dan u denkt
Een webshop met eigen-merkproducten die naar meerdere landen levert, heeft al snel met meerdere regelingen tegelijk te maken. Elke regeling loopt via zijn eigen platform, en elk platform toont alleen wat binnen dat platform speelt. Er is dus geen plek waar u in één oogopslag ziet dat er over twee weken iets moet, en over zes weken nog iets anders. Dat is niet een tekortkoming van één platform in het bijzonder — het is een gevolg van het feit dat de regelingen zelf los van elkaar staan, terwijl uw bedrijf ze allemaal tegelijk moet dragen.
Het gevolg is dat termijnen niet gemist worden omdat iemand ze negeert, maar omdat ze ergens tussen vier inlogschermen door glippen. Een kantoormanager die het productveiligheidsportaal beheert, checkt niet automatisch ook het portaal voor verpakkingen. En andersom.
Wat er in de praktijk kan volgen
Wat er gebeurt als een termijn verstrijkt, verschilt sterk per regeling. Bij de ene verplichting betekent het dat u een melding alsnog moet doen zodra u het merkt. Bij een andere kan het gevolgen hebben voor een certificaat, een registratie of de status van een product. Of en hoe een toezichthouder daarop reageert, is aan die toezichthouder — reglia doet daar geen uitspraak over, en ook wij kunnen niet inschatten hoe streng of soepel dat in een individueel geval uitpakt. Voor de gevolgen in uw specifieke situatie is de bevoegde toezichthouder of een jurist de juiste plek om na te vragen, niet een compliance-platform en al helemaal niet de schil daaromheen.
Wat wél helder is: hoe eerder u een gemiste termijn opmerkt, hoe meer ruimte u meestal heeft om het recht te zetten. Dat is precies waarom overzicht meer is dan gemak — het is het verschil tussen iets zelf oppikken en pas geconfronteerd worden op het moment dat het al een probleem is.
Overzicht als eerste stap, niet als garantie
Reglia lost het onderliggende probleem van verspreide termijnen op door ze samen te brengen: één plek waar u ziet wat er bij welk platform openstaat en welke termijn daarbij hoort, zonder dat u zelf hoeft te onthouden welk portaal wanneer gecheckt moet worden. Dat is geen inhoudelijke check op de regelgeving zelf — dat blijft bij de platformen die de regelgeving uitleggen en bijhouden — maar wel een manier om te zorgen dat een termijn niet wegzakt tussen vier verschillende inlogschermen. Op hoe reglia met uw gegevens en overzicht omgaat leest u precies wat dat overzicht wel en niet doet.
Het blijft daarbij belangrijk om te onthouden dat een overzicht geen garantie is dat u nergens meer tegenaan loopt. Het vermindert het risico dat iets u ontgaat door drukte of door te veel losse systemen, maar de inhoudelijke vraag of en hoe een verplichting op uw bedrijf van toepassing is, hoort thuis bij het platform dat die regeling behandelt, of bij een jurist. Via de meestgestelde vragen over reglia ziet u ook wat er buiten dat overzicht valt.
Als u wilt zien welke platforms er zijn en welke termijnen en verplichtingen zij voor u bijhouden, is dat een goed startpunt om te bekijken of samen overzicht houden iets voor uw bedrijf oplevert. Via het overzicht van aangesloten platforms ziet u om welke onderwerpen het gaat, en met een gratis zakelijk account zet u de eerste stap zonder dat daar meteen kosten aan vastzitten.
Bekijk gerust welke platforms er op dit moment bij reglia zijn aangesloten en welk deel van uw compliance-dossier zij voor u bijhouden.