Το πιο συχνό λάθος στην παρακολούθηση του τι συμβαίνει στην επιχείρησή σας δεν είναι ότι δεν καταγράφεται τίποτα. Σχεδόν κάθε επιχείρηση έχει κάπου μια λίστα, έναν φάκελο ή μια σημείωση με όλα όσα πρέπει να ρυθμιστούν. Το λάθος είναι σε αυτό που συμβαίνει στη συνέχεια: η λίστα δημιουργείται τη στιγμή που κάποιος έχει χρόνο για αυτό, και στη συνέχεια δεν προσαρμόζεται για χρόνια. Εν τω μεταξύ, η επιχείρηση αλλάζει: προστίθεται ένα νέο προϊόν, ξεκινάτε να παραδίδετε και στη Γερμανία, προσλαμβάνετε προσωπικό, ξεκινάτε ηλεκτρονικό κατάστημα δίπλα στο φυσικό κατάστημα. Η λίστα δεν γνωρίζει τίποτα για όλα αυτά.
Το αποτέλεσμα είναι ένα περίληψη που φαίνεται πλήρης, αλλά δεν είναι πλέον. Κοιτάζετέ την, βλέπετε ότι όλα έχουν σημειωθεί ως ολοκληρωμένα, και αισθάνεστε ότι είστε ασφαλής — ενώ η πραγματικότητα της επιχείρησής σας έχει συνεχίσει να εξελίσσεται. Αυτό είναι ακριβώς το λόγο που είναι δύσκολο να αναγνωρίσετε αυτό το λάθος: δεν αισθάνεται σαν λάθος. Αισθάνεται σαν τάξη.
Γιατί αυτό αποτυγχάνει ιδιαίτερα στις αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις
Η λίστα που κάποτε δημιουργήσατε ήταν ένα στιγμιότυπο. Εκείνη τη στιγμή ήταν σωστή, βασισμένη σε αυτό που έκανε τότε η επιχείρησή σας και πού ήσασταν τότε ενεργοί. Αλλά μια υποχρέωση συμμόρφωσης δεν είναι συνδεδεμένη με την επιχείρησή σας γενικά, είναι συνδεδεμένη με αυτό που κάνετε συγκεκριμένα: ποιο προϊόν πουλάτε, σε ποια χώρα, με ποια συσκευασία, με πόσους υπαλλήλους, και εάν επεξεργάζεστε προσωπικά δεδομένα και από ποιον. Εάν ένα από αυτά αλλάξει, η λίστα των υποχρεώσεων μπορεί να αλλάξει — και συχνά κανείς δεν το ανακαλύπτει, επειδή δεν υπάρχει καθορισμένη στιγμή όπου κάποιος να πάρει ξανά τη λίστα.
Επιπλέον, οι ευθύνες είναι συχνά διασκορπισμένες. Ο διαχειριστής του γραφείου γνωρίζει τι συμβαίνει γύρω από τις συσκευασίες, ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού γύρω από τα προσωπικά δελτία, ο διευθυντής γύρω από την ασφάλεια των προϊόντων. Κανείς δεν έχει το πλήρες εικόνα, και κανείς δεν αισθάνεται υπεύθυνος να ελέγχει τακτικά αν κάτι νέο έχει προστεθεί από έναν συνάδελφο. συχνές ερωτήσεις σχετικά με το πώς λειτουργεί αυτή η περίληψη περιστρέφονται συχνά γύρω από: οι άνθρωποι θέλουν να ξέρουν πώς να το κρατήσουν εν τάξει χωρίς να πέσει σε έναν άνθρωπο.
Τι συμβαίνει συγκεκριμένα
Το πιο συνηθισμένο παράδειγμα: μια επιχείρηση ξεκινά με πώληση στην Ολλανδία και επεκτείνεται στις άλλες χώρες της ΕΕ με την πάροδο του χρόνου. Οι υποχρεώσεις που ίσχυαν για την ολλανδική αγορά παραμένουν στη λίστα, αλλά αυτό που μπορεί να διαφέρει ανά χώρα δεν εξετάζεται ξανά. Ένα άλλο παράδειγμα: μια επιχείρηση εισάγει ένα νέο προϊόν δικής μάρκας, και κανείς δεν ελέγχει αν το νέο προϊόν υπόκειται στους ίδιους κανόνες όπως τα υπάρχοντα προϊόντα ή σε διαφορετικούς.
Ένα τρίτο, λιγότερο ορατό παράδειγμα: κάτι που κάποτε ήταν σωστά στη λίστα, δεν ισχύει πλέον μετά από μια αλλαγή στην επιχείρηση — αλλά παραμένει στη λίστα επειδή κανείς δεν το αφαιρεί. Αυτό φαίνεται ακίνδυνο, αλλά θολώνει την περίληψη όπως κάτι που λείπει: ξοδεύετε προσοχή σε κάτι που δεν είναι πλέον σχετικό, και μπορεί να χάσετε κάτι που είναι.
Πώς το αποφεύγετε
Το κλειδί δεν είναι να κάνετε τη λίστα πιο τέλεια. Το κλειδί είναι να εισάγετε μια καθορισμένη στιγμή όπου θα την αναθεωρήσετε — όχι μόνο αυτό που υπάρχει σε αυτήν, αλλά αν οι υποθέσεις πίσω της ακόμη ισχύουν. Πουλάτε ακόμη στις ίδιες χώρες; Υπάρχουν προϊόντα που έχουν προστεθεί ή τροποποιηθεί; Έχει αλλάξει ο αριθμός των υπαλλήλων; Αυτού του είδους οι ερωτήσεις καθορίζουν αν η περίληψή σας ακόμη συμφωνεί με την επιχείρησή σας όπως είναι τώρα, όχι όπως ήταν όταν κάνατε τη λίστα.
Βοηθάει επίσης να μην καταχωρήσετε την περίληψη ως ξεχωριστό έγγραφο, αλλά να τη συνδέσετε με τα δεδομένα που περιγράφει: τα προϊόντα σας, τις τοποθεσίες σας, το μέγεθος του προσωπικού σας. Εάν ένα από αυτά τα δεδομένα αλλάξει, είναι αμέσως ορατό πού μπορεί να έχει αποτέλεσμα. Αυτό είναι ακριβώς το λόγο που τα συνδεδεμένα πlatforms να ακολουθούν το δικό τους πεδίο: διατηρούν τους ουσιαστικούς κανόνες, ενώ reglia διατηρεί τη σύνοψη του τι αφορά το δικό σας δοσιέ εταιρείας.
Τι κάνει reglia σε αυτό και τι όχι
Reglia καταγράφει τα δεδομένα της εταιρείας και των προϊόντων σας μία φορά και δείχνει ποιες πλατφόρμες λειτουργούν με αυτά και τι παραμένει ανοιχτό για εσάς. Δεν αξιολογεί οι ίδιος εάν ένας κανόνας ισχύει για εσάς — αυτό παραμένει στην πλατφόρμα που ασχολείται με αυτό το πεδίο, ή σε έναν δικηγόρο αν αμφιβάλλετε. Αυτό που κάνει reglia, είναι να διασφαλίσει ότι μια αλλαγή στα δεδομένα της εταιρείας σας δεν μένει ανεπιστάτη κάπου, και ότι μπορείτε να δείτε σε μια ματιά τι εξακολουθεί να ισχύει και τι έχει αποσυρθεί. Στο τη σελίδα για το πώς λειτουργεί το reglia θα δείτε ακριβώς τι συμβαίνει με τα δεδομένα σας και τι όχι.
Θέλετε να δείτε πώς φαίνεται αυτό στην πράξη για τη δική σας εταιρεία; Δείτε ποιες πλατφόρμες είναι συνδεδεμένες και πού η κατάστασή σας ταιριάζει καλύτερα.